Työskentely tapahtuma-alalla

Työskentely tapahtuma-alalla

Tänään käymme läpi tapahtuma-alan maailmaa ja tarkastelemme, mitä promoottorin työ pitää sisällään. Tämä rooli on keskeinen osa tapahtumien järjestämistä ja toteutusta, ja se vaatii monipuolista osaamista sekä intohimoa tapahtuma-alaan.

Kuva Kevätmessuilta 2024 Pihla group Oy:n Tiivin osastolta

Promoottorin Rooli ja Vastuut 

Promoottorin tehtävät ovat monipuolisia ja vaihtelevat tapahtuman tyypistä riippuen. Esimerkkejä promoottorin tehtävistä: 

1. Markkinointi ja Viestintä: Yksi promoottorien tehtävistä on suunnitella ja toteuttaa markkinointikampanjoita, jotka houkuttelevat asiakkaita ja osallistujia tapahtumaan. Tämä voi esimerkiksi sisältää sosiaalisen median kampanjoiden hallintaa, mainosten suunnittelua, lehdistötiedotteiden laatimista ja yhteistyötä median kanssa. Hyvin suunniteltu sekä toteutettu markkinointi vaikuttaa merkittävästi tapahtuman näkyvyyteen ja osallistujamääriin. 

2. Yhteistyö ja Verkostoituminen: Yhteistyö sponsoreiden, yhteistyökumppaneiden ja median kanssa on olennaista tapahtuman onnistumisessa. On hyvä rakentaa ja ylläpitää suhteita eri sidosryhmiin ja löytää uusia yhteistyömahdollisuuksia. Hyvä verkostoituminen voi välillä luoda yllättäviäkin uusia sponsoreita, mediakattavuutta ja parempia olosuhteita tapahtumiin. 

3. Tapahtuman Koordinointi: Promoottori harvemmin vastaa tapahtuman käytännön järjestelyistä, kuten tilojen varaamisesta, tarjoiluista, teknisistä vaatimuksista tai aikataulujen hallinnasta, mutta välillä nämäkin tehtävät voivat kuulua promoottorin tehtäviin. Tapahtuman järjestely vaatii huolellista suunnittelua ja organisointikykyä, jotta tapahtuma sujuu ongelmitta. 

4. Asiakaspalvelu: Erinomainen asiakaspalvelu on promoottorien tärkein ja yleisin tehtävä sekä ennen tapahtumaa että sen aikana. Promoottorin tehtäviin kuuluu asiakkaiden kysymyksiin vastaaminen, yhteystietojen kerääminen sekä yleisen asiakastyytyväisyyden varmistaminen. 

Promoottorin työ on todella monipuolista ja tehtävät vaihtelevat paljon tapahtumasta ja projektista riippuen. Yrityksille isoihin ja kalliisiin messuihin satsataan yleensä paljon resursseja ja rahaa. Siksi myös promoottorilla on tärkeä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta. Otetaan esimerkkinä messut, jossa promoottorin tehtävänä on ohjata asiakkaita messupisteelle ja kerätä asiakkaiden yhteystietoja. Yritys, jolle työskentelet olettaa sinulta aktiivista keskustelua asiakkaiden kanssa, jotta yritys saa mahdollisimman paljon irti tapahtumasta.

Kuva Teslan pop up -myymälästä Espoon Ainoassa. Usein promootioprojektit kestävät esimerkiksi yhden messuviikon lopun, mutta poikkeusiakin on, kuten kiertueet tai Pop up tyyliset myymälät

Noelle buhidar 16.03.2024 How to host an eventc successfully - 11 expert tips. Eventribe blog. Luettavissa: https://www.eventbrite.com/blog/ds00-how-to-host-a-kick-ass-event/#host-social-event. Viimeinen vinkki on kuinka oppia järjestämään sosiaalinen tapahtuma. Vaikka tapahtuman järjestäminen ei kokonaisuudessaan kuulu promoottorin työkuvaan, on hän mukana järjestämisessä usein jollakin tavalla sekä vastaamassa tapahtuman sujumisesta mutkattomasti. Promoottorien on myös hyvä tietää tapahtuman järjestämisestä enemmän, joten tästä artikkelista on siis hyötyä myös promoottoreille! Vinkissä muistutetaan, että kaikki asiat ei aina suju ongelmitta ja pieniin yksityiskohtiin ei tule kinnittää liikaa huomiota. Etenkin jos kyseessä on todella iso kokonaisuus! Kutsutut ihmiset tulevat tapahtumiin pitämään hauskaa sekä verkostoitumaan muiden ihmisten kanssa sekä ehkä oppimaan jotain uutta, eivätkä tuomitsemaan työtäsi. Ymmärrys siitä miten onnistunut sosiaalinen tapahtuma järjestätään sekä hyvä ja luotettava tiimi tuovat itsevarmuutta itse tapahtuma tilanteessa! Nykyään teknologian lisääntyessä on myös hyvä ottaa apuvlineitä käyttöön tapahtumaa järjestäessä. Esimerkiksi Eventribellä voi suunnitella tulevia tapahtumia, myydä lippuja, markkinoida sosiaalisessa mediassa, kerätä dataa ja paljon muuta. 

Lähde:https://www.eventbrite.com/blog/